企业内部控制基本规范(销售管理内部控制业务流程)

(一)业务目标

1.战略目标

为公司经营、发展提供资金支持,保障公司持续、稳定、健康发展。

2.经营目标

(1)通过销售公司产品及外购产品,获取经营利润。

(2)根据收集的市场信息,合理、准确制定销售价格,扩大市场份额。

(3)合理确定销售信用政策,保证资产、资金安全,降低风险。

3.财务目标

核算规范,确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。

4.合规目标

(1)销售符合国家有关法律、法规,遵循市场规则。

(2)销售合同符合《合同法》等国家法律、法规和公司内部规章制度及管理办法。

(二)风险评估

1.战略风险

销售政策不合理、销售业绩差,导致公司经营资金不足,影响公司持续经营。

2.经营风险

(1)定价不合理导致收入和市场份额减少。

(2)赊销失控导致货款不能及时回收或者产生坏账。

(3)未经审核,擅自变更合同文本中涉及的权利、义务条款导致的风险。

(4)产成品发出不符合销售管理规定,导致未能完全履行销售合同。

3.财务风险

不能合理及时、准确地反映收入,导致虚增或截留收入,多记或少记应收账款,使财务报表不能真实反映公司的财务状况、经营成果和现金流量。

4.合规风险

(1)违反国家法律、法规的相关规定,导致遭受处罚或损失。

(2)销售合同不符合《合同法》等国家法律、法规和公司内部规章制度及管理办法的要求,造成损失。

(三)业务流程步骤与控制点

1.合同的审核与签订

(1)合同的签订应由总经理或总经理授权的人员签订,并应履行相应的审批程序。

(2)合同签订前应由市场部营销人员通过广泛的市场调查和营销渠道寻找客户。初步确定客户反应与客户进行商务沟通和技术谈判。重要客户应由公司市场负责人、计划财务部门负责人、分管领导共同组成谈判小组谈判。

(3)销售价格的审核与确定

①生产部应密切跟踪行业技术及生产经营状况,市场部分析、整理行业、地区及主要竞争对手情况,以确定销售价格的基础数据,上报公司领导以确定最终的销售价格。

②市场部在确定合同价格前应向计划财务部、生产部查询相关产品的生产成本和其他费用。合同价格不应低于产品的实际完全成本。因公司发展需要,需采取特殊定价策略时应向公司分管领导汇报,经审批后确定。

(4)信用政策的审核与确定

①信用政策由计划财务部具体制定,报公司财务总监和总经理批准。特殊或重大信用额度应报董事长批准。

②计划财务部作为信用管理归口部门,负责往来、债权债务核算及信用管理,建立客户信用档案,包括客户的基本资料、付款态度、付款方式、客户资信状况(含银行等对客户的信誉评估、客户的货款回笼时间、客户履约情况、信用限额)等,在此基础上,对客户的资信状况进行分析,为每一客户评定信用等级,据此拟定信用条件和信用限额;实行客户动态管理,及时追踪客户变化情况。

③相关被授权人及经办人在签订赊销合同时,应与公司签订货款回笼责任书。

(5)销售合同的签订

①合同签订应在授权范围内进行。

②产品销售合同文本应按照经法律顾问审定的产品销售合同标准文本拟定,如有变更或有特殊事项须经公司总经理和法律顾问审核后,方可对外签订。

2.接收订单(生产计划),下达生产任务

(1)市场部承接客户订单,所有订单均由市场部负责人和公司总经理核准,经核准后的客户订单交生产部组织生产。

(2)仓库保管凭《产品交接单》和技术质量部的《产品检验报告单》验收货物,清点产品的规格、数量,确认无误后,保管填制《产品入库报告单》,仓库保管、生产线现场负责人、技术质量部经办人签字生效。

3.开票和产品发出

(1)当产品能满足客户要求时,销售人员根据已经签订的购销合同、经审核批准的客户供货计划发货或计划财务部开具的收款通知单、电汇凭证等有效凭证,开具商品销售发运单或发货通知单(连续编号),商品销售发运单(发货通知单)上必须注明提货有效期限。

(2)公司仓库人员清点装货数量与有效商品销售发运单(发货通知单)一致后,由发货人员核准发货、开具出门证,并依据商品销售发运单(发货通知单)等,填写出入库日报表,每日传递相关信息到计划财务部。

(3)计划财务部以销售合同、价格审批表、客户订单以及出库单等有关凭据开具发票,并加盖印章。

①在开具发票时必须依据发货通知单上的连续编号进行,以保证所有发出货物都开具了发票。

②开票人员在开具发票过程中应核对实际发运数量,保证所有发出商品已核实销售数量;还应核对客户名称,使之与客户订单一致;核对发票价格,使之与市场部批准的金额一致。

③开票人员应该使用和保留连续编号的发票,包括已作废的发票;独立于发运货物和开票人员的其他人员应定期检查连续编号的销售发票和发货通知单。

4.编制产销存日报表

市场部的销售内勤根据所开商品销售发运单(发货通知单)等,经与仓储部门、计划财务部核对后,编制产品产销存日报表,经部门负责人审核后,报计划财务部和公司分管领导。

5.财务核算

(1)财务人员对已开具的销货发票等有关凭据进行复核。

(2)财务人员根据发票记账联等有关凭据编制会计凭证、登记入账,并由计划财务部负责人审核。

6.销售折让或退货

(1)市场部受理客户提出的折让或退货申请,并依据折让或退货理由组织技术质量部、生产部查验和核实,提出处理意见。

(2)市场部将折让或退货申请及核实处理意见报公司分管领导审批。

(3)市场部根据销售折让或退货审批意见,将销售折让通知书送计划财务部和仓储部门。

(4)技术质量部对退货产品进行检验并出具检验报告,仓库保管员在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收单。退货接收单应事先编号,其要素包括客户名称、退回货物的名称、品种、数量、日期、退货性质、原始发票号、价格以及退货原因和其他情况说明等。

(5)计划财务部审核销售折让或退货通知书及退货产品入库单、退货接收报告后,编制折让或退货财务凭证,需在财务报表中披露的应当披露。

7.盘点与核对

(1)月末,市场部与生产部、计划财务部等部门进行盘点、核对,编制产销存月报表,对于实际已经销售出库、但尚未开具发票的,查明原因后及时开具发票。

(2)盘点核对结果经公司计划财务部负责人审核后进行账务处理。

8.监督与检查

(1)对销售管理情况进行专项检查,也可结合财务检查、审计等工作进行。

(2)对销售管理情况进行专项检查的内容包括但不限于:

①销售管理业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查有关销售管理业务是否存在不相容职务混岗的情况。

②销售管理业务授权批准制度的执行情况。重点检查重要业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。

③销售管理业务决策责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全,奖惩措施是否落实到位。

(3)审计监察室应在销售管理业务的过程中进行不定期或定期的检查,并将检查情况和有问题单位的整改情况上报董事会。

(4)董事会对审计监察室上报的检查情况通报公司各部门,对存在问题的单位,在公司内部通报批评,下达整改通知,有关单位应采取有效措施进行整改,确属相关人员工作不力的应及时调离岗位。

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