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供应商管理具体应该怎么做(供应商管理的八大方法)

这个世界上有一个“神秘的组织”,他们有时犹如天使,法力无边,随时能为你拨云见日,仿佛信了他们就能得永生。他们有时又像是魔鬼,偶尔的一句话,一个动作,就能让你恨入心髓,分分钟让你猝死。

别天天说供应商不靠谱了,3个口诀,帮你做好供应商管理

他们是天使与魔鬼的合体,当所有的事项还没有尘埃落定前,你完全不知道你遇到的是魔鬼还是天使。我们只有做好自己,其他的听天由命。

那么,如此强大又神秘的组织,他们是谁?他们有着一个共同的名字,叫做:供应商

别天天说供应商不靠谱了,3个口诀,帮你做好供应商管理

各行各业的供应商很多,具体到我们活动行业的供应商,涉及的业务范围也非常的广泛并且非常系统。

从硬体搭建、木工制作、灯光、音响、桌椅,再到软体配套,演绎、协力、餐饮、道具,乃至精细到鲜花、手工、服装、摄影摄像,他们渗透进活动行业的各个板块,在每一个细小的环节中都有着他们的身影。

真可谓是上到五天揽月下到九洋捉鳖无所不能,大到铸造钢铁侠的战衣、航空火箭,小到粽子、月饼的DIY无所不供。

作为活动人,从刚刚入行开始就与供应商打交道了,供应商是与活动人相知相伴的好伙伴,偶尔也是相爱相杀的小情人。活动做了那么多场,供应商也用了不少,如何归纳和整理你手里的供应商,又如何管控他们呢?

如果你是个小白,恭喜你!你的福利到了。

01

活动小白如何“号令群雄”

首先,供应商与活动人员的分工类似,都是按职能的不同来分工的,一般分为搭建类、协力类以及小物料这么大概三类。

搭建类:木工制作、灯光、音响、视频、桌椅、画面制作等等,以上都属于硬体搭建类供应商。

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特点:搭建类供应商是一个活动的基础,也是最庞大的一个群体,似乎很少有活动不涉及搭建的。一般活动出错率最高的也是这个群体,活动成功与否很多时候就看他们给不给力以及对于创意的完成度有多高。如果现场稍有意外,也许迎来的就是一场灾难。

管理口诀:简单、直接、随时眼与口。

管理搭建供应商的活动人员,建议一般别给他们来虚的,简单、粗暴、直接是他们最喜欢的,前期筹备,事情要快速、简洁沟通到位,交接清楚。搭建期随时观察、随时监测、随时沟通。

协力类:主持人、礼仪、模特、导演、摄影摄像、兼职、保洁、车美(专做车辆清洁)、安保、司机,以上都属于协力类。在活动中不属于本公司员工,而是雇佣关系的人员都属于协力人员。

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特点:活动现场,协力部分是最让人操心的工种,原因很简单,因为他们是会动的人。

一个不注意就有可能人就不见了,一会儿谁的高跟鞋不见了,一会儿谁又忘带口红了…..操不完的心、生不完的气,你敢吼她们,转脸就上台给甲方的掉链子。

管理口诀:两不、一带、当好保姆。

两不的意思是,面对协力人员不能急,不能躁。如果活动现场指挥官又急又燥,那么你手下的人就会更慌张,如果换成脾气不好的还有可能影响活动。当然也不能干做“受气包”,所以,一带的意思是在态度或者说话中要柔中带刚,让协力听你的,没有谈判可能,我是这里的老大你们必须听我的。管理协力人员其实主要的工作就是做他们的保姆,做一个玲珑八面,有足够情商的保姆。

小物料类:麦卡、鲜花、台卡、奖杯、快印类、雨伞、口香糖、伴手礼等等,小物料涉及的种类是最多的,我就不一一列举了。一般小型的东西,活动人员可自行提取的都叫小物料。供应商完全不需要管理,交代清楚制作工艺,一手交钱一手拿货。

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特点:与供应商打交道比较简单,但是物料数量较多,一场大型发布会少说的小物料也有几百个,管理供应商反而简单,如何管理这些物料才是真正的核心内容。

管理口诀:两心,一懂。

一般刚入行的职场小白,都是要从管理小物料开始,别看它小而杂,小物料管理最考验责任心与细心,并且一个活动的所有流程你还必须清楚。所以,小编认为在活动现场一个能管理好100种小物料还不出问题的,都属于非常优秀的活动人了。

以上就是属于活动中的三大类供应商体系了,具体的管理诀窍和方法论是给你一些方向性的建议和参考。具体的如何去管理,如何去详细分类,就靠个人的总结摸索和经验积累了。正所谓,师父领进门,修行还是要看个人。

剩下的比如:场地、餐饮、视频制作、接待车辆等等,不是不重要,而是这类供应商要具体事宜具体分析了,篇幅有限有机会我们再具体的探讨。

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在每一个活动人的心中都有那么几个曾经打过交道的供应商,给你留下了深刻的印象。譬如,总有几个供应商让你觉得他能力超级强,又譬如,总有那么几个供应商你真是想“掐死他”。

小编实战的那些年也见过几个“大牛”供应商,接下来的时间里就给大家说说:

02

供应商中的“人脉王”

协力供应商,有的时候觉得他们很像人口贩子,把手里的姑娘、小伙子(礼仪、模特)拉出去卖个好价格。所以他们对于人员的资源非常的重视,人脉广、关系深、手里的资源多,才能让他们立于不败之地。

但是接下来出场的这位协力供应商,在我的眼里就是“神”一样地存在着。

小编的公司执行一场国际性的汽车赛事,甲方爸爸们也非常重视,因为外资方的老大要莅临现场,所以VIP的接待就成了重中之重。

甲方爸爸给了一个建议,说在以前的活动中有一个礼仪是留德回来的,曾经跟外资方的老大有过一些交流,因为比较懂德国的文化,所以外资方老大非常喜欢。如果能找到这个礼仪负责接待,VIP的接待会轻松很多。

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我们团队也非常重视这个事情,但是无从下手,协力人员本来流动性就大,在全国里找这么一个女孩,无异于大海捞针,希望非常渺茫。

于是团队抱着死马当活马医的态度,与协力供应商沟通,回复是“问题不大,提供一下女孩照片,我们去找找看。”

从供应商拿到照片到找到那个女孩,总共没超过1个小时。小伙伴们都惊呆了,这效率、这能耐,知道这个供应商人脉广,真是不知道这么广,只要是混协力圈的,只要有照片、或者名字又或者知道参与过哪场活动,三者知其一,无论她(他)在哪里,都能帮你找出来。简直比CIA还牛。

从那以后这个协力供应商被评为我们内部的5A供应商。全国性资源一般都找他们拿。

03

供应商中的“精干王”

这个故事发生在一个冬季,某高端品牌汽车的新车发布会,规模算得上比较大。因为是区域性发布会,总部那边支持了一堆物料,满满的一大卡车从上海拉到了现场,一般这么满满的一车,从卸货到搭建最起码需要7-8个工人才能搞定。

结果下车一看,就来了2个人而且看起来也就不到20岁的样子。我的第一反应就是荒唐,总部派来的供应商真的是太不靠谱了!就2个人这要搭建到什么时候去,卸货也要卸一天吧。

我尝试问他们需不需要再找点人帮忙,千万别影响搭建进度等等,结果他们倒是很淡定地告诉我“不需要,我们两个人足够了”。

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接下来就是见证奇迹的时刻,两个人从车里拿了一台微型叉车。一个负责卸货,一个负责安装,他们的物料箱非常的讲究,卸货卸得非常流畅,组装的人也非常熟练,每一个物料部件都恰到好处的组装,最省力、最简单、最结实的结构,结果满满一车货,所有的组装两个人就只用了6个小时就结束了,是现场第一个完成所有搭建的。

回头再看我方的供应商,40-50人,敲敲打打,熬了一个通宵,还忙得不亦乐乎。

后来在攀谈中才知道,他们公司做事情的方式跟很多同行不同,他们是把精简化做到了极致,每一个物料部件在制作之前就会想好,再用最省力,最高效的安装方式。他们甚至为了怎么高效运作还成立了一个部门,部门内的人每天的工作就是,如何缩减人员,如何保证质量的前提,简化物料结构还能高效运营。

所以他们才能跟如此高端的汽车品牌,甚至世界一流的高端汽车品牌合作。

没有对比就没有伤害,以前觉得自己的供应商还行,蛮给力的,现在这么一对比,感觉人家才是供应商中的“特种部队”,我们就只能算是民兵了。

04

供应商中的“团结就是力量”

每年的A级车展永远都是最有故事的地方,对于甲方而言是产品展示平台,对于活动人就是炼狱场,而对于供应商而言就是一个私下联络感情的好地方。

以前总是觉得艺人或者协力人员之间的感情没有那么真挚或者团结,毕竟同行都是冤家嘛。

自从这件事以后,我相信供应商内部对于甲方或者活动公司也是有评价体系的。你以为是跟人家第一次合作好忽悠,其实人家已经非常清楚你的底细了。

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事情是这样的,某汽车品牌一直以油耗高、动力弱,毛病多被人们所津津乐道。没想到甲方人员也跟车一样都是一脉相承,公众日的第一天结束,甲方就嚷嚷着要换主持人,问什么原因,没原因,就是以前用的主持人有档期了,所以想替换。

于是我们就好言相劝并且全款付给被辞退的主持人,但是作为主持人或者作为人都是有尊严的。没有理由的辞退,就算给了钱人家也肯定不能接受。

难道甲方爸爸还真就以为自己是爸爸了。

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于是被辞退的主持人叫来了非常多的同行朋友(都是其他展台的),还有人带头跟甲方理论,于是我们整个展台跑来了10几个主持人、N多个模特和舞蹈人员,带头的人就说以后要封杀这个汽车品牌,以后让甲方在大陆找不到好的主持人和演绎人员。

原定跟品牌合作的女主持人也到了现场,也公开表示不知道原来是这样的情况,她也不会主持这场活动并且以后也不会主持。最终甲方爸爸热脸贴了冷屁股,找了一个“替死鬼”向主持人赔礼道歉。

当时的影响也非常不好,无论是汽车品牌同行还是其他活动公司,还是各方汽车媒体都围成了一圈在看热闹。

别天天说供应商不靠谱了,3个口诀,帮你做好供应商管理

他们用团结一心,坚守住了自己的底线,这是一场用团结打败甲方欲望的胜利之战。回头再看看我们活动行业,似乎没几次能像他们一般的硬气。

05

活动基于社会

也是社会的缩影

活动就如同一个闭合的循环生态系统,这个生态系统里从最底层的“微生物”到最顶层的“大型食肉动物”一应俱全。每个环节,每一个层级都有着相对应的“物种”。

而活动人的每一个活动都需要跟每一个环节的他们打交道。需要跟他们去砍价、聊工艺、谈感情、讲情怀等等,有些谈着谈着就成了好朋友,有些砍着砍着就老死也不相往来了。

如何搞好供应商之间的关系也是一门学问,能玩转供应商就能更好地懂得社会这门学问,因为活动就是社会的“缩影”。

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